Factuureisen voor ondernemers en zelfstandigen

Aan de slag als ZZP’er? Zo stel je de perfecte factuur op!

Ben je onlangs voor jezelf begonnen als ondernemer of ZZP’er? Dan moet je rekening houden met verschillende zaken. Verantwoordelijkheden die je nu als zelfstandige hebt, die je voorheen in loondienst nog niet had. Een van die verantwoordelijkheden is de financiële administratie zoals factureren. Waar begin je en belangrijker, waar moet je allemaal op letten bij de facturatie? In dit kennisartikel vind je alles over het opstellen van de perfecte factuur. Zodat jij voldoet aan alle eisen van de Belastingdienst en tegelijkertijd ontspannen kan genieten van je nieuwe tijd als eigen baas.

Factuureisen voor ondernemers en ZZP’ers

Wist je dat een factuur pas rechtsgeldig is als deze voldoet aan de door de Belastingdienst gestelde eisen? Voldoet jouw factuur niet aan deze eisen, dan kan de ontvanger geen gebruik maken van de btw-aftrek. Sterker nog, hetzelfde geldt ook voor jou. Belangrijk dus om te weten wat er nou allemaal precies op zo’n factuur vermeld moet worden. Volgens de Belastingdienst moet een factuur aan de volgende eisen voldoen:

1. Jouw volledige naam en bedrijfsgegevens;
2. De volledige naam en bedrijfsgegevens van de opdrachtgever;
3. Het adres waar de onderneming is gevestigd. Let op: alleen een postbusadres is niet voldoende;
4. Het btw-nummer van jouw bedrijf;
5. Het KvK-nummer;
6. De datum waarop de factuur wordt verzonden;
7. Het factuurnummer. Let op: gebruik hiervoor opeenvolgende nummers, met 1 of meer reeksen. Elk factuurnummer mag maar 1 keer voorkomen;
8. Als je goederen levert vermeld dan precies hoeveel en wat;
9. Als je diensten levert vermeld dan wat voor diensten (incl. projectnummer) en de omvang van je diensten;
10. De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling;
11. Het bedrag dat je voor jouw goederen of diensten vraagt, exclusief btw. Maak je gebruik ven verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen en eenheidsprijs als dit van toepassing is;
12. Het btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde goederen of dienst;
13. Het btw-bedrag (nieuwsgierig wat btw-verlegd is? Lees het hier).

Hoe verstuur je een factuur?

Facturen kun je op verschillende manieren versturen naar opdrachtgevers. Denk aan een pdf-, Excel of eenvoudig Word-document. Toch geven de meeste ondernemers, zo ook wij, de voorkeur aan een pdf-document. De reden? Ontvangers kunnen niets aanpassen in het document waardoor vervelende discussies achteraf voorkomen worden. Gelukkig ondersteunen de meeste programma’s de functionaliteit om een document als pdf op te slaan. Werk je dus liever in Word of Excel? Dan hoef je jouw factuur slechts in een ander format op te slaan.

Facturatie: hier moet je op letten als ondernemer

Het correct opstellen en verzenden van een factuur is één. Het is namelijk ook belangrijk om een kopie van de verzonden facturen te bewaren. Mocht er om een controle worden gevraagd dan kun je factuurgegevens eenvoudig delen met de inspecteur. Dit kan zowel offline als online, kies daarom iets wat werkt voor jou. De eisen voor een elektronische factuur zijn overigens hetzelfde als voor papieren facturen.  

Door jezelf al in een vroeg stadium van het ondernemerschap aan te leren hoe je een factuur juist opstelt, voorkom je een hoop ellende in de toekomst. Doe je dat niet en schrijf je een verkeerde factuur uit, officieel gezien kun je dan een boete krijgen. Deze kan oplopen tot zo’n € 4.920,-! Heb je toch nog vragen of wil je graag dat er iemand een keer meekijkt bij het opstellen van een factuur? Dan kijken wij graag een keer met je mee. Neem contact op via deze link of bel ons via (050) 313 63 65.

Wij kunnen je helpen. Wat is reversed billing?

Een van de mogelijkheden als je via TEAM Zzp werkt, is om het facturatieproces voor jou als zelfstandige efficiënter en eenvoudiger te maken is reversed billing – ook wel self-billing genoemd. Lees hier alles over deze nieuwe vorm van factureren, wat de pluspunten zijn en hoe jij als zelfstandige je er voordeel mee kunt doen.

Onze facturatiegegevens

Hieronder onze gegevens die je moet vermelden op je factuur:

TEAM Zzp B.V.
Stavangerweg 23-26
9723 JC Groningen
BTW nr: NL855517955B01

Betalingstermijn: 14 dagen