Welke administratieve verplichtingen heb je als zzp’er?

Welke administratieve verplichtingen heb je als zzp’er?

Waarschijnlijk niet de reden waarom je bent gestart als zzp’er, maar wel cruciaal om op orde te hebben: de administratie. Als zzp’er moet je je eigen administratie bijhouden. Niet alleen is dit verplicht vanuit de Belastingdienst, het correct bijhouden van de administratie biedt je ook het nodige inzicht van al het geld dat binnenkomt en eruit gaat. Maar welke administratieve verplichtingen heb je als zzp’er? Dat lees je hier.

Wat moet je precies bijhouden?

Een goed bijgehouden administratie bestaat uit alle gegevens over je onderneming, zowel op papier als digitaal. Wat je als zzp’er in de administratie moet bijhouden staat wettelijk vast en moet bestaan uit de volgende onderdelen:

Debiteuren- en crediteurenadministratie

Facturen van klanten en leveranciers bewaar je in je debiteuren- en crediteurenadministratie. De facturen die je aan je klanten stuurt vallen onder inkomsten, de facturen van leveranciers vallen onder uitgaven. 

Voorraadadministratie

Niet alle zzp’ers hebben een eigen voorraad, mocht dit wel het geval zijn dan ben je verplicht deze bij te houden. Hierin houd je alle inventarisatie bij, zowel inkoop als verkoop. Jaarlijks moet je alle producten die je als zzp’er verkoopt inventariseren. Dat betekent dat je de voorraad moet opmaken én de waarde van je voorraad moet verwerken in de boekhouding. Het bijhouden van een voorraadadministratie is verplicht door de Belastingdienst, tevens kan een voorraadadministratie handig zijn voor de verzekering als er bijvoorbeeld brand ontstaat. Mocht je een eigen webshop hebben dan wordt hier vaak al de voorraad online bijgehouden. In veel gevallen is het mogelijk deze voorraad te koppelen aan de boekhoudsoftware, twee vliegen in een klap dus.

Grootboekadministratie

Een ander verplicht onderdeel in de administratie van zzp’ers is de grootboekadministratie. Hier houd je al de inkomsten en uitgaven van je onderneming bij. De grootboekadministratie bestaat dan ook uit verschillende onderdelen. Denk aan geleverde producten en diensten, betaalrekeningen, ontvangen btw, betaalde btw en andere zaken die te maken hebben met je inkomsten en uitgaven.

In- en verkoopadministratie

De in- en verkoopadministratie gaat over alle in- en verkoopfacturen. Maak je gebruik van boekhoudsoftware of een online boekhoudprogramma, dan worden uitgaande facturen vaak automatisch opgeslagen. De inkoopfacturen moet je zelf handmatig toevoegen. Vaak krijg je deze facturen toegestuurd van de bedrijven waarmee je zaken doet of producten van afneemt.

Balans

Als ondernemer is het belangrijk om een balans op te zetten, ook dit kun je eenvoudig doen met de meeste boekhoudsoftware. Hierin staan de activa en de passiva; je bezittingen en schulden, zo kun je overzichtelijk zien hoe jouw bedrijf ervoor staat.

Winst- en verliesrekening

Tevens is het verplicht om een winst- en verliesrekening op te stellen. De meeste boekhoudsoftware maken dit automatisch voor je.

Deze berekening is een voorbeeld en kunnen geen rechten aan worden ontleend.

Bankafschriften

Tevens is het verplicht om alle bankafschriften te bewaren en te verwerken in de boekhouding.

Waarom is het belangrijk de administratie op orde te hebben als zzp’er?

Als zzp’er heb je nou eenmaal administratieve verplichtingen die wettelijk zijn vastgelegd. Mocht je denken de Belastingdienst te slim af te zijn, of voldoe je niet aan de administratieve verplichtingen, dan kan dat je duur komen te staan. Want heb je je administratie niet op orde, dan riskeer je een omkering van bewijslast. Je kan dan een naheffingsopslag opgelegd krijgen van de fiscus. De hoogte van dat bedrag is afhankelijk van de branche en omvang van jouw onderneming. Een belastingaanslag moet binnen 12 maanden betaald zijn. Daarnaast is het op orde hebben van de administratie is belangrijk omdat je inzicht krijgt in alle inkomsten en uitgaven. Mocht je ooit een keer een financieringsaanvraag doen of een vergunning nodig hebben, dan kan een goede administratie je ook helpen.

Nu ben je nu op de hoogte van de administratieve verplichtingen die een zzp’er heeft. Nu nog op zoek naar klanten, dat doe je natuurlijk via TEAM Zzp! Mocht je vragen hebben over dit onderwerp. Wij kunnen je op weg helpen!

Neem gerust contact op met een van onze experts!